Komplexitätsmanagement

Jede Art der Umsetzung ist mit Unsicherheiten behaftet. Das liegt an der Komplexität der Zusammenhänge, die eine Planung auf Basis von Annahmen ermöglicht, obwohl eine Abweichung vom Plan oftmals unausweichlich ist. Schließlich ist nicht sicher, ob alle Annahmen auch zutreffen. Viele Projekte entwickeln sich dann zu einem Desaster. Nach unserer Vorgehensweise werden die Unsicherheiten in die Umsetzungsplanung einbezogen. Eine Aufgabe der Umsetzung besteht darin, die Unsicherheiten schrittweise abzubauen. So kann rechtzeitig erkannt werden, wenn sich herausstellen sollte, dass ein Ergebnis nicht wirtschaftlich erzielbar ist oder auch der Projektnutzen nicht mehr erwartet werden kann, obwohl vielleicht das Projektergebnis erreicht wird.

Unsicherheiten sind immanenter Bestandteil eines jeden Projektes. Wer kennt das nicht, dass im Laufe des Projektes neue Erkenntnisse zu neuen Planungen führen. Oft werden diese verschleiert, z.B. durch Anpassungen des Project Scope oder durch eine Überführung des Projektes in die Regelorganisation, wenn das Projekt längst beendet sein sollte. Zwischen Dienstleistern und Auftraggebern "knallt" es dann regelmäßig, wenn sich beide Seiten stur verhalten. Das Problem entsteht bereits damit, dass vielfach die Unsicherheit nicht als solche akzeptiert wird. Es wird von Beginn an so getan, als gäbe es die Unsicherheiten und Annahmen nicht. Die Verkäufer unter den Dienstleistern wollen den Auftrag und spielen deshalb mit, die Einkäufer unter den Auftraggebern wollen das "Wasch-mich-aber-mach-mich-nicht-nass-Paket". So ist die Fehlentwicklung von vornherein vorprogrammiert. Man kann die Auftraggeber, die hier das Verhalten auch der Dienstleister prägen, leider nicht aus der Verantwortung entlassen: Sie bestimmen den Weg von vornherein. Wenn es der Weg des geringsten Widerstandes zu Beginn ist, dann lässt sich leider absehen, wie das endet. Selbst, wenn man sich zum Schluss einigt, wird das keine günstige Lösung für das Unternehmen.

Deshalb setzen wir auf Transparenz: Transparenz über die Annahmen und Unsicherheiten, Transparenz über die Risiken. Sind Dienstleister Teil eines Projektes, so steht deren Kompetenz oft zumindest zur Verfügung. Interne Mitarbeit ist aber mindestens genauso wichtig. Deshalb ist die Transparenz über die Kapazitäten und Kompetenzen ebenfalls ein Schwerpunkt unserer Arbeit vor Beginn eines Projektes.

Mit der Projektplanung zeigen wir die Bandbreite auf, auch werden Alternativpläne besprochen. Es geht dann nicht darum, ob man mit gutem Willen schneller oder günstiger an das Ziel kommt; es geht darum, ob man das richtige Ziel anpeilt und das Ziel überhaupt sinnvoll erreichen kann. Um diese Herausforderung zum Teil des Projektes zu machen, planen wir einen gesonderten "Ergebnispfad", in dem wir Aktivitäten zur Reduzierung der Unsicherheiten einplanen. Dieser Ergebnispfad ist Teil der regelmäßigen Berichterstattung, so dass immer ein klarer Blick darauf gegeben wird, wie hoch die Restrisiken noch sind.

Das Ergebnis sind erfolgreiche Projekte, die schnellstmöglich und bestmöglich zu günstigen Kosten abgewickelt werden. So fließt die Energie eines Projektes nicht in die Taktiererei und in einen "Kampf" zwischen Dienstleister und Auftraggeber, diese Energie fließt von vornherein in die Reduzierung der Unsicherheiten. Das geht aber nur mit inhaltlich orientierten Beteiligten: Schicken Sie die Verkäufer und Narzisten nachhause!