Projektmanagement

Das Projektmanagement ist die klassische Management-Funktion der Umsetzung vieler wichtiger Maßnahmen. Daher hat sich Projektmanagement als Disziplin zu einem professionellen Instrumentarium entwickelt. Warum trotzdem so viele Projekte scheitern, lässt sich erklären: In den meisten Projekten wird die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen sachlich richtig auf Basis vieler Annahmen geplant. Diese Maßnahmen werden nicht selten von einem "sehr gemischt performanten" Team umgesetzt. Hier greifen bereits erste Vorurteile über die Zusammensetzung von Teams - die Voraussetzungen für ein High-Performance-Team werden jedenfalls selten erfüllt. Hinzu kommen fehlende Alternativpläne, ein schlechtes Onboarding etc. Die klassische Steuerung der Projekte geht auch nach wie vor von einer End-to-End-Planung aus. Das ist für so manches Projekt der falsche Ansatz. Je ungenauer die Umsetzungsschritte definierbar sind, desto eher muss auch über den Einsatz agiler Mathoden nachgedacht werden. Genau dafür ist der Ansatz nämlich entwickelt worden.

Bereits bei der Wahl der Projektmanagement-Methode sind Entscheidungen zu treffen: Sind die Projektziele oder das gewünschte Projektergebnis nicht genau definierbar, so stellt sich von vornherein die Frage, ob der Einsatz einer sog. agilen Methoden nicht Vorteile gegenüber dem klassischen Projektmanagement hat. Es muss nicht zwangsweise Scrum (agile PM-Methode aus der IT) sein, das Grundprinzip des "agilen Projektmanagements" kann und sollte man auf das individuelle Projekt zuschneiden.

Über die Teamzusammensetzung sollte so rational wie möglich entschieden werden: Kompetenzen, die dem Team nicht zur Verfügung stehen, stehen dem Team nicht zur Verfügung. Workarounds sind selten wirklich hilfreich. Sie haben meist nur die Funktion einer temporären Beruhigung. Handelt es sich bei dem Projekt um ein strategisch bedeutsames Projekt, sollte auch über ein High-Performance-Team nachgedacht werden: Dieses Team zeichnet sich dadurch aus, dass es nur besonders leistungsfähige Mitglieder hat. Es ist nämlich empirisch erwiesen, dass Teams sich tendenziell dem unteren und nicht dem oberen Leistungsnieveau anpassen. Je schwieriger die Aufgabe, desto eher sollte auch auf Diversity geachtet werden. Es ist ebenfalls erwiesen, dass Teammitglieder mit sehr unterschiedlichen Kompetenzprofilen einen deutlich positiven Effekt auf Problemlösungsgeschwindigkeit und Güte der Problemlösung haben. Widerstehen Sie also der Neigung, nur Ihre persönlichen guten Erfahrungen zur Grundlage einer Teambesetzung zu machen.

Dass Projektpläne auch die Bandbreite der Experteneinschätzungen beinhalten sollten, ist eigentlich selbstverständlich und doch noch nicht in jedem Projekt übliche Praxis. Ebenso sollten die Abhängigkeiten von Aktivitäten untereinander richtig abgeildet werden; doch auch das ist nicht überall der Fall. Viele Pläne zeigen nur noch "wasserfallartige" Abhängigkeiten; man weiß dann schon von vornherein, dass nur die ganz klaren Abhängigkeiten der Aktivitäten geplant wurden. Hier wurde dann wohl Arbeit gespart, die später wohl mit mehr Korrekturaufwand nachgeholt werden muss, sobald vom Masterplan abgewichen wird. Projektplanung insgesamt ist eine Modellierung des Projektes, die man so ernst nehmen sollte, wie man den geplanten Projektnutzen ernst nimmt.

Viele Projektmanagement-Aufgaben erfordern Adhoc-Eingriffe; doch eine ständige Aufgabe wollen wir hier noch erwähnen. In den letzten Jahren ist die Fokussierung auf Projektergebnisse zu sehr in den Hintergrund getreten. Deshalb ist es wichtig, dass Projektleiter die Mannschaft zur konzentrierten Arbeit disziplinieren, sofern sie das nicht selbst bereits tun. Sie müssen in der Lage sein, zwischen enger Führung unerfahrener Mitarbeiter und loser Führung erfahrener Mitarbeiter "umzuschalten" und damit dafür Sorge zu tragen, dass die Fokussierung auf das Projektergebnis und Projektziel jederzeit zur optimalen Performance führt. Ebenso wie die Arbeitsdisziplin prägt der Projektleiter die Projektkultur, wie "man Dinge im Projekt macht". Hier sollte es außer in inhaltlichen Fragestellungen nicht allzuviel Spielraum geben. Jeder Spielraum führt zu Ineffizienzen in der Projektabwicklung und kostet daher mehr als nötig.