Strategieumsetzung durch ein Projektportfolio

Der Bruch zwischen Strategie und Umsetzung ist meist dafür verantwortlich, dass es auch einen Bruch zwischen Umsetzungsergebnissen und einem Nutzen und Erfolg für das Unternehmen gibt. Diesen Übergang möglichst effektiv zu gestalten und damit auch für eine strategische Governance die Voraussetzungen zu schaffen, ist die Aufgabe, die mit einem Projektportfolio erreicht werden soll. Während der Umsetzung der Projekte des Portfolios muss immer auch die Sicht auf das Portfolio gewahrt bleiben. Nur so kann auch der Erfolg der Strategie sichergestellt werden.

Situation: 

Die Strategie Ihres Unternehmens wird durch ein umfangreiches Projektportfolio umgesetzt. Der Strategieerfolg ist direkt mit dem Umsetzungserfolg der Organisation- und IT-Projekte gekoppelt. Sowohl die Menge der Arbeit und Anzahl der Projekte als auch die strategische Dimension der Maßnahmen stellt die auf das operative Management ausgerichtete Organisation vor eine besondere Herausforderung. Schnell laufen Projekte aus dem Ruder, die Berichterstattung hält einer kritischen Betrachtung nicht mehr Stand.

Wenige Branchen ermöglichen eine „seichte“ Entwicklung der Unternehmen. Stattdessen wechseln sich in den meisten Unternehmen stabile Phasen mit einer mit den vorhandenen Kompetenzen beherrschbaren Entwicklung und Phasen, in denen die Veränderungen deutlich schwieriger beherrschbar sind, ab. Weitreichendere Veränderungen führen dann zu einem Projekt- und Maßnahmen-Portfolio, auf das die bestehende Organisation nicht vorbereitet ist. Weder sind entsprechende Führungskompetenzen an Bord, noch lässt sich der Veränderungsprozess sinnvoll „nebenbei“ managen. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Governance-Funktion, die in der Praxis häufig schon daran scheitert, dass die Lageeinschätzung von Wunschdenken und Taktiererei geprägt ist. Daher sollte immer für eine neutrale Lageeinschätzung (z.B. der Projektstatus) gesorgt werden; wir nennen das „Second Opinion“.

Häufige Fehler sind insbesondere eine zu optimistische Sicht auf vorhandene Kompetenzen und Kapazitäten sowie das Ausblenden von Unsicherheiten/Risiken. Auch sollte das Projektportfolio insgesamt regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden.

Wir bieten Ihnen

  • die Unterstützung beim Aufsetzen Ihres Projektportfolios und der Schulung Ihrer Führungskräfte, damit diese den Umgang mit strategisch bedeutsamen Projekten verbessern,
  • die Begleitung der Governance in Ihrem Haus z.B. durch Unterstützung der Steuerungsgremien und Second Opinions und
  • die Übernahme von Projektmanagement-Funktionen.
Beispiel: 

Die größten (strategischen) Organisations- und IT-Projekte eines Unternehmens stellten für das Management aufgrund der Komplexität und des Risikos eine neue Dimension dar. Daher sollten diese Projekte einer neutralen Überwachung unterzogen werden, um die in dieser Situation gestiegenen Anforderungen des Risikomanagements im Unternehmen zu erfüllen. Damit sollten gleichzeitig die Anforderungen an die Governance der Projekte vereinheitlicht werden.

Wir haben diese Stabsfunktion zunächst interimistisch aufgebaut und sukzessive Mitarbeiter des Kunden in diese Aufgabe eingeführt. Nach knapp zwei Jahren konnte die Leitungsfunktion an einen Manager des Kunden übergeben werden. Wir haben den methodischen Rahmen geschaffen und die ausgewählten Projekte begleitet. Insbesondere bestand die Aufgabe darin, eine unabhängige Bewertung des jeweiligen Projektstatus vorzunehmen und auf Risiken oder besondere Chancen hinzuweisen.

Nach einer kurzen Phase der Ablehnung durch die Projektleiter haben diese die Chance dieses Ansatzes erkannt und sehr konstruktiv mit uns zusammengearbeitet. Gerade der unabhängige Blick half, z.B. Engpässe in der Kompetenzausstattung der Projekte fundiert zu bewerten. Auch konnte über das aktive Management des jeweiligen Projekt-Scopes der Bezug zur Strategie jeweils für jeden beteiligten Mitarbeiter nachvollziehbar hergestellt werden.

Wir haben die Steuerungsgremien und Entscheider so beraten, dass diese die Entscheidungen bestmöglich informiert treffen konnten. In einer ganzen Reihe an kritischen Situationen haben sich die Projektleiter Rat bei uns geholt, was in einigen Fällen einem Coaching gleichkam.

In der Zwischenzeit hat sich unser Toolset erweitert: Heute nutzen wir Webtools, um im Rahmen eines Feedback-Prozesses ein Gesamtbild aus den Projekten zu erhalten. Der regelmäßige Einsatz der Befragung sorgt für eine unfälschbare Transparenz und bezieht vor allen Dingen die gesamte Kompetenz der Projektmitarbeiter ein.

Ergebnis: 

Transparenz als Voraussetzung für informiert getroffene Entscheidungen ist ein wesentliches Ziel unserer Dienstleistungen rund um die Steuerung eines Projektportfolios aus Organisations- und IT-Projekten. Dazu sind neutrale Einschätzungen über den Sachstand in den Projekten ebenso notwendig, wie eine Einschätzung der Projektkultur und damit der Leistungsfähigkeit der gewählten Projektstruktur. Es nützt nämlich nicht, sachliche Entscheidungen einer Projektleitung zu korrigieren, wenn die Projektstruktur nicht zur Umsetzung dieser Entscheidungen in der Lage ist. Die Ursachen dafür sind vielfältig, von fehlenden Kompetenzen und Kapazitäten in einem Projekt bis zu fehlender Kreativität im Problemlösungsprozess eines Projektteams. Deshalb ist der Status der Projektkultur, den wir im Rahmen von Interviews oder von Online-Surveys ermitteln, ein guter Ausgangspunkt für Optimierungsmaßnahmen. Das Ergebnis unserer Dienstleistungen ist eine deutlich verbesserte Steuerung eines Projektportfolios und die nachhaltige Verbesserung der Fähigkeiten dazu.